Как внести изменения в штатное расписание, если сотрудникам повысили или уменьшили зарплату, и какие нюансы нужно учесть при оформлении документов, расскажут эксперты.
Как внести изменение должностного оклада в штатном расписании
Штатное расписание применяют в организациях для оформления структуры, штатного состава и штатной численности. Внесение изменений в штатное расписание в связи с изменением оклада — важное мероприятие, при котором необходимо соблюдать соответствующие правила, чтобы в дальнейшем обосновать причину таких изменений в случае возникновения судебных разбирательств.
Приказ о внесении изменений в штатное расписание
Скачайте образец приказа о внесении изменений в штатное расписание в связи с изменением окладов работников
Скачайте образец >>>
Штатное расписание включает следующие сведения:
- названия отделов;
- наименование должностей;
- размер окладов и надбавок;
- количество штатных единиц.
Внимание! Унифицированная форма штатного расписания № Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. С 1 января 2013 года принят Закон от 6 декабря 2011 года под № 402-ФЗ. В связи с чем большинство компаний вправе не применять унифицированные формы, если они не относятся к организациям государственного сектора, которые по-прежнему должны в своей работе использовать унифицированные формы в обязательном порядке.
Изменение штатного расписания связи с изменением ставки, проводят в случаях, если:
- изменился размер МРОТ;
- поменялся порядок материального стимулирования подразделений или отдельных сотрудников;
- оптимизируют штат;
- устраняют соответствующие должности с дублирующими функциями;
- при реорганизации компании.
Новый МРОТ с 1 января: какие документы править >>>
Внести изменения в штатное расписание можно двумя способами:
- Издать приказ о внесении изменений в штатное расписание;
- Оформить штатное расписание в новой редакции и утвердить его приказом.
Выбор соответствующего варианта относится к компетенции работодателя. Если изменения носят единичный характер, удобно издать приказ о внесении изменений в штатное расписание. При таком варианте все изменения будут в самом приказе, а в штатке в разделе «Примечание» следует указать номер и дату, когда издали приказ о внесении изменений в штатное расписание.
Изменения, которые носят массовый характер или же затрагивают не только название должностей, но и структурных подразделений, лучше оформить путем утверждения в новой редакции нового штатного расписания.
Приказ об утверждении штатного расписания
Забирайте образец приказа об утверждении новой версии штатного расписания для случая, когда вносить изменения приказом нецелесообразно
Скачайте образец >>>
Как отразить уменьшение оклада, если вносят изменение штатного расписания
Вносить изменения в штатное расписание из-за изменения оклада, если его решили понизить, нужно с учетом положений ТК РФ. Размер заработной платы относится к обязательным условия трудового договора, поэтому изменить его по инициативе работодателя можно только после получения письменного согласия от сотрудника.
Внимание! Понизить сотрудникам оклады в одностороннем порядке работодатель не может. Поскольку изменение системы оплаты труда не считают организационными или технологическими. Это значит, что применить статью 74 ТК работодатель не вправе. Читайте в Системе Кадры: Как внести изменения в трудовой договор, если они вызваны сменой организационных или технологических условий труда в организации
Пошаговая инструкция, как изменить оклад в штатке:
- Шаг 1. Издайте приказ о внесении изменений в штатное расписание, связанное с изменением окладов.
- Шаг 2. За два месяца до проведения таких изменений и издания приказа работникам необходимо вручить уведомление, в котором будут указаны причины снижения окладов. Это потребуется, если изменения производит организация в одностороннем порядке.
- Шаг 3. Если сотрудники согласны продолжить работать по сниженному окладу, заключите с ними дополнительное соглашение к действующим трудовым договорам.
- Шаг 4. Издайте приказ о повышении заработной платы.
Для снижения окладов должна быть веская причина, которая имеет характер организационных или технологических изменений и не позволяет сохранить прежние условия. В такой ситуации действуют правила статьи 74 ТК РФ.
Читайте в Системе Кадры: Как уменьшить зарплату, то есть понизить оклад, тарифную ставку или сдельную расценку, установленную сотруднику
Как составить приказ об изменении оклада в штатном расписании
Увеличение ставки в штатном расписании не вызывает отрицательной реакции у сотрудников, что значительно упрощает процедуру. Пересмотр окладов отдельных специалистов проводят по ходатайству непосредственного руководителя. Например, в связи с существенным превышением плановых показателей или за другие профессиональные успехи.
Зарплату повышают и в связи с переводом на более ответственную должность, а также в результате изменений условий труда на более сложные. Приказ о внесении изменений в штатное расписание в связи с увеличением оклада издает работодатель, но перед этим стороны должны подписать дополнительное соглашение к трудовому договору. В документе укажите, что установили работнику более высокую заработную плату.
Приказ об изменении окладов в штатном расписании составьте в произвольной форме. Унифицированного образца такого документа не существует. В приказе укажите причину пересмотра заработной платы.
В распорядительную часть вносят:
- личные данные работника:
- наименование должности согласно штатному расписанию;
- табельный номер;
- размер оклада с учетом произведенного повышения;
- сведения об ответственных лицах, которые уполномочены ознакомить работника с приказом;
- данные ответственных лиц, которым доверено проконтролировать выполнение распоряжения;
- дата выпуска приказа;
- дата вступления документа в силу.
Распоряжение работодателя доводят до сведения сотрудника под подпись. Необходимо учитывать, если в организации проводится плановая индексация заработных плат, при этом оклад повышают всем сотрудникам, издают общий приказ, с которым знакомят весь персонал под подпись. Это упростит процесс и сократит количество «бумажной» работы.
Не стоит забывать делать ссылки на законодательные и локальные нормативные акты, которые закрепляют необходимость регулярного пересмотра заработных плат, что может быть связано с ростом потребительских цен. Кроме этого, следует указывать должность и личные реквизиты сотрудника, которого назначили ответственным за начисление зарплаты.
Нужен ли приказ при увеличении оклада
Увеличение оклада при изменение штатного расписания сопровождается подготовкой не только приказа об изменении оклада, но и приказа об утверждении штатного расписания в новой редакции, образец которого имеет унифицированную форму.
Внимание! Приказ об утверждении нового штатного расписания относится к важным кадровым документом, с помощью которых подтверждают введение в действие вновь принятого документа или внедрения соответствующих поправок в штатное расписание, которое действовало ранее.
При проведении плановых проверок трудовые инспекторы изучат штатное расписание и обратят внимание на наличие такого документа в организации. Чтобы кадровый документ, который считают основным, получил юридическую силу и компания использовала его на законных основаниях, следует обязательно издавать приказ об утверждении штатного расписания. Такой способ позволит ввести документ в новой редакции или внести в него изменения.
Штатное расписание заполняют на унифицированных бланках. При этом коммерческие компании могут обойтись кадровыми документами, которые разработали по собственным образцам. Приказ о введении штатного расписания работодатель издает на бланке произвольной формы, унифицированного образца такого документа не существует.
В приказе об утверждении штатного расписания в новой редакции указывают реквизиты:
- полное название компании;
- место ее расположения;
- порядковый номер документа;
- дату его составления.
Вывод
Чтобы внести изменение в штатное расписание, сначала подготовьте приказ в произвольной форме. После того как ознакомите сотрудников с приказом, внесите необходимые коррективы в штатку. Уведомьте сотрудников в письменной форме за два месяца, если планируете уменьшить или увеличить оклад в расписании.